Los libros contables son los distintos registros de que se vale la Contabilidad para organizar de forma adecuada los datos e informaciones que ocurren en la empresa. De esta manera, en ellos quedarán reflejados los diversos hechos patrimoniales de un modo u otro.
El primer libro que vimos fue el Libro Diario: son aquellos que la ley obliga a elaborar.
También vimos el Libro Mayor: son aquellos que el empresario elabora de manera voluntaria.
Estudiamos también los libros principales y los auxiliares.
* Los libros principales son los que son necesarios para llevar una buena gestión de la empresa.
* Los libros auxiliares sirven para completar a los principales.
Ahora hablaremos un poquito más de los diferentes libros contables.
EL LIBRO DIARIO
Se registran en él día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
Las anotaciones realizadas en este libro se denominan ASIENTOS y se harán siguiendo el convenio de cargo y abono que estudiamos en el tema anterior, y organizándose por orden de fecha. Los asientos tienen los siguientes elementos:
* Un número de orden o identificación
* La fecha en que sucede el hecho contable
* La/s cuenta/s que se carga/n
* La/s cuenta/s que se abona/n
Cada asiento se separa del anterior mediante una línea horizontal.
Una cosa muy importante es que el asiento tiene que estar cuadrado
EL LIBRO MAYOR
Se trata de un libro principal y voluntario, es decir, la ley no obliga a realizarlo. Las anotaciones en este libro se hacen en forma de T, realizando los registros tal y como ya conocemos.
De este modo para reflejar los hechos contables, primero lo anotamos en el Libro Diario y después, trasladaremos ese asiento a la ficha individual de cada cuenta que interviene (Libro Mayor), realizando las anotaciones que corresponden en cada cuenta que intervenga en un asiento.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Se trata de un cuadro contable que refleja todas las cuentas que han intervenido en las operaciones de la empresa hasta cierta fecha.
El Balance de Comprobación, también conocido como BALANCE DE SUMAS Y SALDOS, muestra todos los movimientos y saldos de todas y cada una de las cuentas del libro Mayor.
Se trata de un documento de gran importancia porque tiene como objetivo comprobar si se ha hecho correctamente el traslado de los movimientos de Diario al Mayor, localizando así los posibles errores que hayan podido producirse.
Si hemos aplicado bien el método de la partida doble, en la columna "Sumas" la suma de todo lo anotado en el Debe coincidirá con la suma de lo anotado en el Haber.
Del mismo modo, en la columna "Saldos", la suma de todo lo anotado en la columna de los saldos deudores deberá coincidir con la suma de todos los saldos acreedores.
Este balance se realiza como mínimo, obligatoriamente, cada tres meses.
EL LIBRO DE INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES
Se trata de un libro obligatorio que deberá realizar todo empresario.
Este libro se abrirá con un balance inicial de la empresa y además, en él aparecerán:
-> los balances de sumas y saldos (habrá 4)
-> el inventario de cierre
-> las cuentas anuales
De esta manera muy escueta, para tener una primera noción de cuáles son las cuentas anuales, diremos que éstas están compuestas por 5 documentos:
1- Balance de Situación: donde figurarán de manera separada el Activo, Pasivo y Patrimonio Neto.
2- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: registra el resultado del ejercicio distinguiendo además los resultados de explotación de los que no lo son.
3- Estado de Flujo de Efectivo (EFE): refleja de manera ordenada y agrupados por tipos de actividades, los cobros y pagos realizados por la empresa para informar sobre los movimientos de efectivo producidos.
4- Estado de Cambios del Patrimonio Neto: este documento se compone de dos partes; una dónde se muestran los gastos e ingresos de la actividad y otra parte dónde se muestra todos los movimientos habidos en el Patrimonio Neto.
5- Memoria: documento que completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que componen las cuentas anuales.
Es importante saber que los administradores de una sociedad, estan obligados a formalizar en el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio, las Cuentas Anuales y la propuesta de aplicación del resultado.
OBLIGACIONES RELATIVAS A LOS LIBROS CONTABLES
Todos los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio para legarlizarlos antes de su uso.
También es posible realizar los asientos y anotaciones en hojas sueltas que posteriormente se encuadernarán correlativamente y a continuación se legalizarán.
Cualquiera que sea el procedimiento usado, los libros contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, tachaduras ni raspaduras.
De forma resumida, se puede decir que las obligaciones que el Código de Comercio establece para los empresarios en relación a los libros contables son las siguiente:
1- Se debe presentar los libros en el Registro Mercantil, para que antes de su utilización se coloque en cada hoja el sello del registro o bien legalizar las hojas encuadernadas correlativamente en los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
2- Las anotaciones de los libros siempre seguirán un orden cronológico, sin espacios en blanco ni tachaduras.
3- Los empresarios están obligados a conservar los libros y toda la documentación de su negocio debidamente ordenada durante 6 años a partir de la última anotación realizada en ellos.
